Durante o mês de maio e início de junho, o criador do blog The Simple Dollar, Trent Hamm, se propôs a manter um diário do tempo dele. Hamm relatou todas as atividades de seu dia, colocando o máximo de detalhes possível e evitando fazer julgamentos, e guardou o material. Algum tempo depois, em agosto, ele pegou as anotações e começou a ler. Assim, com o olhar distanciado e já com a experiência do que tinha realizado e das consequências de cada ato, ele pôde analisar exatamente como estava gastando seu tempo, e quando o estava desperdiçando. Quem sabe, a partir daí, ele começaria a usar seu tempo de forma mais produtiva? Foi o que ele fez, e parece funcionar muito bem. Vamos ver se você também consegue se beneficiar desse truque?

Definindo de um jeito bem simples, o diário de tempo é um documento onde você registra o que faz ao longo do dia com o máximo de detalhes que o bom senso e a objetividade permitirem. Vejamos o exemplo de Trent:

6h45 – Fui acordado por minha filha e lutei para sair da cama;
6h50 – Fiz café da manhã para a família;
7h10 – Comi o café da manhã;
7h25 – Separei as roupas de todo mundo;
7h30 – Todo mundo se vestiu;
7h45 – Levei as crianças à escola;
8h10 – Chequei e-mails.

E por aí vai… Quanto mais detalhes você puder colocar, mais útil isso será para você. Esse diário é como uma lista de tarefas, só que ao contrário. Em vez de anotar o que vai fazer, você vai anotar o que fez. E nada impede de você manter as duas listas, desde que faça tudo separadamente. Apenas marcar como concluída uma tarefa da lista prévia não vai fornecer as informações que você precisa para avaliar como gastou seu tempo, como vamos ver a seguir.

Enquanto você está apenas anotando as coisas, aquilo pode não parecer muito importante. É só algo mecânico, a que você se acostuma. Mas quando você tiver uns dois meses para conferir, o volume estará mais interessante e poderá te dar bons dados sobre o seu uso do tempo e como melhorá-lo. Dentre as várias conclusões às quais chegou, Trent enumerou as cinco que considera mais importantes. Veja se você se identifica.

1. “Uma noite mal dormida só me afeta uns dois dias depois”: se, por exemplo, ele não conseguiu dormir bem na noite de terça, a quarta correu bem, mas a quinta passou em uma espécie de piloto automático, o que não é exatamente produtivo. O autor do post descobriu isso marcando todas as noites que dormiu pouco em seu diário e analisou os períodos fracos que se seguiram, e observou uma espécie de padrão. Por isso, toda vez que dorme mal, ele tenta ser o mais produtivo possível no dia seguinte, já que sabe que o terceiro dia será bem pior.

2. “Quanto mais eu interajo com meus filhos, maior a minha produtividade fica no dia seguinte”: por algum motivo que Trent não compreende bem, passar boas horas brincando com as crianças faz com que sua criatividade e disposição aumente no dia seguinte. Ele descobriu isso marcando os dias em que ficou mais com os filhos em vários tipos de atividades, desde ir ao mercado fazer compras a levá-los para andar de bicicleta no parque. Os dias seguintes eram aqueles bem produtivos, em que ele se ocupou bem.

3. “Passar o tempo lendo aumenta minha produtividade pelos próximos dois ou três dias”: passando duas ou mais horas lendo qualquer coisa, ele conseguia, nos dias seguintes, finalizar mais artigos que sua média usual. Isso foi notado apenas comparando-se os dias com leitura com os dias em que o número de textos escritos foi maior, e isso fez com que Trent deixasse a televisão mais de lado para se dedicar a um bom livro.

4. “Quanto maiores os intervalos entre os dias de faxina no escritório, menor era a minha produtividade”: cruzando seus dias mais produtivos com os dias em que resolveu colocar ordem em suas coisas, Trent reparou que essa limpeza uma vez por semana (ou a cada duas) aumentava sua produtividade o suficiente para notar uma boa diferença.

5. “A minha quantidade ideal de horas de sono é oito e o melhor é que eu consiga acordar naturalmente, sem a ajuda de nada ou ninguém”: uma noite com muito menos que oito horas é considerada uma noite mal dormida e se enquadra na primeira categoria. O mesmo acontece quando Trent é acordado por um despertador ou por seus filhos, o que é mais frequente. Dormindo mais cedo, ele conseguia acordar junto com os filhos, evitando a interrupção do sono e tendo um dia mais produtivo.

Resumindo, a ideia de manter um diário de tempo ajuda você a entender bem melhor as coisas que acontecem no seu dia-a-dia e qual o impacto que elas têm. Assim, é possível corrigir o que está derrubando a sua produtividade, como uma noite insatisfatória, proporcionando uma jornada de trabalho mais disposta. Pode parecer que são ajustes insignificantes, mas fazem toda a diferença ao longo de uma semana. E, como a semana é a menor unidade de tempo uniforme para medir sua produtividade, a diferença no longo prazo tende a ser ainda mais significativa. Afinal, o hábito que você cria é a base de tudo o que você produz. Pense nisso. E anote.

[The Simple Dollar, via Lifehacker]