Sem dúvida nenhuma, o e-mail é a principal ferramenta de trabalho da atualidade. Mas, como você já viu aqui uma caixa de e-mails transbordante é inimiga da produtividade. Organizar e responder a todos os e-mails nessa situação é um trabalho que nunca terá fim, e as pessoas que realmente precisam de uma resposta… bem, é melhor que esperem sentadas. Mas isso não deve ser regra. Muito pelo contrário, é possível usar seu e-mail a seu favor, mostrando aos outros, por meio das mensagens que você envia ou responde, como vocês podem trabalhar melhor — mesmo que isso signifique forçá-los a se distanciar um pouco das teclas do PC (ou qualquer outro dos muitos dispositivos de hoje).

Sim, nós vivemos uma relação dual com nossos e-mails. Amor e ódio coexistem ao mesmo tempo em que nossas caixas de mensagem acumulam conteúdo, e esse é o dilema que a maioria dos profissionais enfrenta. Nos dias de hoje, ainda, não são só e-mails: são mensagens via Facebook, LinkedIn, Twitter e outras redes sociais, sem contar SMS. Estamos lidando com múltiplas caixas de mensagens, em múltiplas plataformas — o que é cada vez mais difícil de gerenciar.

Mas nem tudo está perdido, pois temos hoje mais uma dica para te ajudar com o desafio. No blog Six Pixels of Separation, Mitch Joel, presidente da Twist Image, sugere que uma maneira de manter sua caixa de entrada organizada é ser implacável sobre ela e usar seu e-mail como ferramenta para mostrar aos outros como melhor trabalhar com você.

Muitos de nós creditamos ao e-mail um papel valiosíssimo na comunicação corporativa; por isso, decretar a falência do e-mail (simplesmente apagando tudo sem ler e esperando que, se for importante, a pessoa ligue) definitivamente não é uma opção legítima. Em linhas gerais, existem cinco atitudes que podem ajudá-lo a dominar sua caixa de entrada — antes que ela o domine.

1. Crie pastas. Alguns dos mais novos clientes de e-mail na plataforma web não têm pastas (o Gmail é um exemplo), mas têm “tags” (palavras que usamos para associar múltiplas mensagens). Ambos, pastas e tags, são importantes para se organizar. Você pode criar uma pasta para cada cliente ou projeto, por exemplo.

2. Crie regras. Construa alertas de e-mail como Google Alerts ou quando alguém novo solicita que você o adicione no Facebook ou LinkedIn. Com alguns cliques nas configurações, você pode ter e-mails enviados de um endereço específico, ou e-mails que tenham partes de conteúdo similares no corpo da mensagem redirecionados a uma pasta pré-definida. Isso funciona especialmente bem se você assina muitas e-newsletters.

3. Faça o que tem que ser feito. Se algo pode ser feito em sessenta segundos ou menos, faça já — ou faça logo. E-mails que não precisam de uma resposta longa ou detalhada e que podem ser respondidos em menos de dois minutos devem ser respondidos o quanto antes possível, e então encaminhados para suas respectivas pastas (ou apagados).

4. Crie uma hierarquia para respostas. Durante o dia, por exemplo, clientes ou novos negócios em potencial devem ser respondidos primeiramente, depois a equipe, depois solicitações para mídias ou que necessitem que você redija algum conteúdo mais amplo e, então, família e amigos (a não ser que seja uma emergência). Não importa que essa regra seja quebrada de tempos em tempos — a ideia é, com essa lista de prioridades, olhar de um jeito diferente para sua caixa de mensagens. Crie a hierarquia para respostas que melhor funcione para você.

5. Diga aos outros — por e-mail, veja só — como trabalhar melhor com você. A maioria das pessoas não têm noção de como usar o e-mail. Eles respondem sempre a todos, mesmo os que estavam em CC’s (o que nem sempre é a opção mais inteligente, como você viu aqui) e fazem coisas como responder “ok” para e-mails que sequer precisavam de resposta, como se isso acrescentasse valor ao canal de comunicação. Defina sua metodologia, registrando insights em seu campo de assinatura. Por exemplo, além de seus contatos, registre informações como “por gentileza, responder somente para mim; as demais pessoas listadas neste e-mail foram copiadas apenas para ficar a par do assunto” ou “não há necessidade de responder” (que pode ser feito através de acrônimos como NNTR — “no need to respond”). Essa é uma forma de jogar luz sobre como interagir via e-mail com você e evitar uma caixa de mensagens atolada e ineficiente.

Nos smartphones, telas de notebook e tantas outras plataformas, os e-mails são checados, por muitas pessoas, antes mesmo de ir ao banheiro pela manhã, como sua primeira ação do dia, e como sua última, antes de fechar os olhos e adormecer. Isso talvez seja um sinal de como a sociedade atual tem dificuldade em encontrar o equilíbrio num tempo em que, cada vez mais, as vidas são centradas no trabalho. É preciso assumir um compromisso pessoal de gerenciar melhor a tecnologia que nos cerca. Você acredita que seus colegas ou equipe, no trabalho, conseguiriam assumir esse compromisso, ou será que essa é uma causa perdida?

[Lifehacker e Twist Image]