Você se sente como se estivesse tentando manter a cabeça para fora d’água enquanto a maré de e-mails em sua caixa de entrada vai subindo, subindo, subin… glub, glub, glub, glub? Ops…

Se você está com a vida inundada de e-mails, você não está só. Há muitas maneiras de combater isso (como você viu aqui e aqui), mas o que realmente tornaria esse trabalho mais simples seria a adoção coletiva de algumas regrinhas como as que o curador do TED, Chris Anderson, postou em seu blog para um protesto: o ato de lidar com as mensagens que chegam — apenas lidar — pode consumir a melhor parte de uma semana de trabalho.

O problema, diz Anderson, reside na desconexão entre quem envia o e-mail e quem o recebe. É fácil clicar em “responder a todos”, adicionar alguns links aleatórios e colar bastante texto, mas, do lado do receptor, analisar de fato toda aquela informação consome muito tempo — tempo que, muitas vezes, não temos. Cada vez que disparamos um e-mail rápido, não temos necessariamente em mente que nossos amigos e parentes farão uma “não tão rápida” leitura. E vice-versa, ora…

Para resolver o problema, Anderson inclui em sua cartilha de e-mails (como ele chama as regrinhas de etiqueta e protocolo) diretrizes como eliminar arquivos anexados desnecessários (logos e outros itens) e evitar perguntas abertas. A cartilha tem ainda uma novidade no universo da netiqueta: o acrônimo NNTR (“no need do respond”, que, em português, equivale a “não é necessário responder”). Já utilizado por aqui é o PSI (para sua informação) — ou PSC (para seu conhecimento) — um jeito legal de informar ao receptor que ele não é obrigado a escrever de volta. Isso economiza o tempo de todo mundo.

A comunicação por e-mail é muito mais eficiente do que por correio postal, sabemos bem. Mas ela ainda é muito menos eficiente do que poderia ser. Por que e-mails são tão fáceis de enviar, enviamos muito mais do que cartas impressas. Mas já existem estudos que mostram o quanto eles consomem de tempo e energia mental. Mas vamos logo ao ponto, que podemos economizar tempo aqui também. Eis 10 regras da cartilha de Anderson:

1. Respeite o tempo do destinatário
Essa é a regra fundamental. Quem envia o e-mail carrega o ônus de minimizar o tempo que ele vai demandar para ser processado pelo receptor. Mesmo que isso signifique gastar mais tempo na finalização do e-mail, antes de enviar. Lembre-se: se a moda pega, você estará economizando seu próprio tempo!

2. Uma resposta curta ou tardia não é necessariamente grosseira
Que tal concordarmos em economizar o tempo uns dos outros? Dada a enxurrada de e-mails com os quais temos que lidar diariamente, tudo bem se levar um tempinho até o outro responder seu e-mail… ou mesmo se a resposta não der conta em detalhes de todas as questões que você levantou. Ninguém quer ser considerado rude ou mal-educado, e respostas curtas ou tardias não devem ser levadas para o lado pessoal.

3. Celebre a clareza
Comece com uma frase de assunto que rotule claramente o tópico e talvez inclua o status da mensagem, como [Info] e [Baixa Prioridade]. Use sentenças curtas, sem ambiguidades ou confusão. Se o e-mail tiver mais de cinco frases, assegure-se de que a primeira linha oferece o motivo básico pelo qual você escreve. Evite fontes e cores estranhas (sim, isso inclui a Comic Sans!).

4. Perguntas abertas estão sumariamente revogadas
É esperar demais do outro se você envia um e-mail com quatro longos parágrafos de texto túrgido, seguido por: “quais são seus pensamentos a respeito?”. Mesmo as perguntas abertas bem intencionadas, tal “Como posso ajudar?”, podem não ser tão úteis. Generosidade no e-mail cai bem com simplificação, ou seja, acompanhada de questões fáceis de responder: “Posso ajudar melhor a) ligando b) visitando ou c) permanecendo fora do assunto?”.

5. Extermine CC’s supérfluos
CC’s (abreviatura para “cópia carbono”, sabia?) são como coelhinhos se reproduzindo. A cada destinatário que você adiciona, você dramaticamente multiplica o tempo total de resposta. Não seja leviano! Ainda, quando há múltiplos destinatários, por gentileza não utilize o padrão de “responder a todos”. Talvez baste responder em carbon copy para algumas pessoas da mensagem original. Ou talvez a ninguém.

6. Mantenha o tópico de discussão amarrado
O significado de alguns e-mails depende do contexto em que se inserem. O que significa que normalmente é correto incluir a mensagem original que está sendo respondida. No entanto, raramente uma linha de discussão deve se estender para mais do que três e-mails. Antes de enviar, elimine o que não é relevante. Ou considere fazer uma ligação telefônica em vez de escrever um e-mail.

7. Aniquile os anexos
Não use arquivos gráficos como logos ou assinaturas como anexos do e-mail. Tempo é desperdiçado do outro lado, tentando adivinhar se existe mais um arquivo para abrir. Muito pior é enviar um texto anexado quando ele pode ser incluído no corpo do e-mail.

8. Presenteie com informação precisa, útil e rápida
Se a mensagem que você vai enviar pode ser expressa em meia dúzia de palavras, coloque no título do e-mail, seguido por EOM (End of Message). Isso economiza tempo do destinatário, já que ele não precisará nem abrir o e-mail. Terminar uma mensagem com “No need to respond” (ou NNTR) é um ato de generosidade. Muitos acrônimos e siglas mais confundem do que ajudam, mas alguns valem ouro e deveriam ser adotados amplamente.

9. Corte as incontáveis respostas
Não há necessidade de responder a cada e-mail, especialmente aqueles que, em si mesmos, são claras respostas. Se você recebe um e-mail que diz: “Obrigada pela mensagem. Estou de acordo” não há necessidade de responder “Excelente!”. Isso só custará mais tempo, ainda que sejam segundos, ao destinatário.

10. Desconecte-se!
Se passássemos menos tempo escrevendo e-mails, também receberíamos menos e-mails. Considere incluir momentos off-line no trabalho, ou comprometer-se a passar alguns finais de semana sem acessar ou enviar e-mails. Não esqueça de curtir a vida e encarar maré cheia… só na praia

[GOOD e TEDChris]