Comunicação é uma arte, querido(a) leitor(a). E, se você se comunica por e-mail com colegas de trabalho, sabe bem do que estou falando. Quantas vezes você já recebeu mensagens que mais pareciam enigmas sinistros? Siglas, abreviaturas inovadoras, erros ortográficos ou de digitação, de concordância, frases confusas, pouco objetivas, irrelevantes ou mesmo sem propósito… Vários são os problemas que arruínam uma mensagem e, com mais frequência do que você imagina, levam a mal entendidos que resultam, no mínimo, em perda de tempo, quando não em desastre. Mas, calma lá, não pense que você está isento dessa culpa! Afinal, quem escreve uma mensagem sempre sabe o que quis dizer (presumivelmente, pelo menos…). O óbvio ululante aqui — como diria Nelson Rodrigues — é escrever para ser entendido, afinal, para que serve a linguagem?

É por isso que nós vamos fazer, a partir de hoje, uma série de três artigos nesta seção sobre como escrever bem um e-mail no ambiente de trabalho (embora, generalizando, elas sirvam também para melhorar a comunicação com os amigos). A primeira parte fala sobre clareza. Vamos lá? =)

Parece indiscutivelmente óbvio: para ser entendida, qualquer forma de comunicação necessita de clareza. Mas o e-mail geralmente é usado como uma ferramenta de escrita rápida, o que pode acabar embaralhando algumas tentativas de comunicação. Entretanto, este uso torna ainda mais importante a clareza. Afinal, de que adianta escrever rápido se o entendimento pode custar muito mais tempo (e recursos) do que o aceitável? Sim, porque, em vez de dedicar sempre um minutinho extra para reler e verificar sua mensagem, você simplesmente clica em enviar, ninguém entende e você acaba gastando mais tempo ainda para desfazer o mal entendido. Isso quando o destinatário não acha que entende e acaba investindo recursos num trabalho que em breve se revelará inútil…

Então, como você pode melhorar a clareza das suas mensagens via e-mail?

Se entra lixo, sai lixo

Existe uma máxima antiga da ciência da computação que é a seguinte: Garbage In, Garbage Out (GIGA): se entra lixo, sai lixo. Ela se refere às respostas que o computador retorna ao usuário que digita um comando incorreto. Isto é, se o usuário fornece o input errado, recebe um output inútil. Como diz a escritora americana Gina Trapani no Lifehacker Book, “humanos são muito mais tolerantes do que computadores, mas em muitas maneiras o GIGO se aplica também à comunicação via e-mail”.

Quando você estiver escrevendo sua mensagem, o propósito dela deve ser claro desde o assunto até a última linha do texto. Poupe o destinatário de ter que tentar decifrar o que você quis dizer. Vá direto ao ponto em vez de ficar embaralhando a mensagem com linguagem desnecessária.

Clareza é mais importante do que habilidade. Você pode se achar um artista das letras, mas então essa é mais uma razão para não deixar suas palavras atrapalharem a mensagem. Da próxima vez que você for escrever um e-mail, tente dar um pouco mais de atenção à clareza. Lendo o assunto você já sabe do que trata o e-mail? Você não está enterrando sua mensagem com as próprias palavras? Se tudo estiver ok, ótimo, você está no caminho certo! =)

Na próxima terça-feira nós vamos falar sobre o propósito da mensagem. Não perca! Enquanto isso, que tal rever essas ótimas dicas de como escrever melhor no ambiente de trabalho? E não se esqueça de escrever a primeira linha do e-mail como um tweet, heim?

[Lifehacker]