Como escrever bem um e-mail, parte 3: seja conciso!
01/02/2011 ÀS 10:50

Na semana passada conversamos sobre a importância de um propósito para a mensagem e a necessidade que ela precisa ter de provocar ação. Continuando nossa série sobre como escrever bem um e-mail, hoje vamos falar o mais concisamente possível sobre… concisão, claro!

Você bem sabe o quanto é chato gastar seu já corrido tempo lendo um e-mail de três grandes parágrafos quando tudo aquilo poderia ter sido dito em apenas um. Então policie-se e evite fazer isso com as outras pessoas, ora! Eis o sumário das dicas que você vai ver neste post (mais conciso impossível, heim??):

1. Nos seus e-mails, seja breve e vá direto ao ponto;
2. Se puder, limite-se ao campo de assunto com a sigla EOM;
3. Sempre que possível, limite-se a menos de 5 frases.

Limite-se ao campo de assunto

É o campo de assunto que dá o tom para toda a sua mensagem. Não o desperdice. Em vez disso, tente fazer com que ele seja uma afirmação clara sobre o que será dito na mensagem. Na verdade, se você conseguir dizer tudo utilizando apenas o campo de assunto, você pode utilizar o truque do End of Message (EOM), que consiste em escrever esta sigla ao fim da linha de assunto e enviar logo a mensagem, deixando o campo principal de texto em branco (como você vê na imagem abaixo)!

Talvez você nunca tenha visto alguém utilizar este truque, mas ele não é tão incomum quanto você imagina. Se você o utilizar no Gmail, por exemplo, nem vai receber o famoso lembrete sobre ter se esquecido de escrever o texto principal!

Use o e-mail como um SMS e, sempre que possível, limite-o a menos de 5 frases

Quando você está tentando tornar seus e-mails mais concisos, uma boa pedida é tentar impor a si mesmo (e sugerir aos outros) uma filosofia nos moldes da proposta do site five.sentenc.es, que culpa e-mails mais longos do que cinco frases pela sobrecarga de quem recebe muitos deles e prega uma solução simples: tratar todas as respostas de e-mail como uma mensagem SMS, contando as frases em vez de contar as letras.

O site sugere adicionar à assinatura automática dos seus e-mails um pequeno texto que espalha a filosofia aos seus contatos. Claro que, se você quiser ser ainda mais conciso, pode optar por uma autoimposição de quatro frases, ou mesmo três, quem sabe duas;)

Lembramos que você tem também a alternativa de tratar todos os seus e-mails (não apenas a primeira linha) como um tweet.

Quando for realmente longo, considere escrever um resumo para a mensagem

Vez ou outra haverá situações em que você se verá impossibilitado de cuprir suas próprias resoluções de concisão. Se uma mensagem precisar mesmo ser longa, considere então escrever um pequeno resumo para introduzir o assunto ao seu destinatário e com isso dar a ele o conhecimento do que a mensagem trata e a escolha de ler com mais calma depois.

Na semana que vem vamos encerrar esta série sobre como escrever bem um e-mail, falando sobre relevância. Até lá! o/

[Lifehacker]

1 comentário
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1 COMENTÁRIOS - Exibindo 1 de 1
Kenia
09/07/2011 às 20h26
Foram muito úteis essas informações, gostaria de receber no meu email, toda série como escrever um bom email